Als klant van Boekhoudkantoor Claeys heeft u recht op de meest uitgebreide bescherming, ook van uw persoonsgegevens.

Deze algemene privacyverklaring (hieronder, “de Privacyverklaring”) heeft als doel u volledige informatie omtrent het onderwerp te verstrekken. Ze licht toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren.

Wij nodigen u uit de tijd te nemen deze Privacyverklaring te lezen om vertrouwd te raken met onze praktijken op dat vlak. U zal ook informatie vinden op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit. Volg daartoe deze link.

Tot 24/05/2018 vormen de wet van 08/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten de toepasselijke wetgeving inzake privacy. Vanaf 25/05/2018 is deze vervangen door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

Wat is de draagwijdte van deze Privacyverklaring

A. Wat betekent ‘persoonsgegeven’, ‘verwerking’ en wie is ‘verwerkingsverantwoordelijke’?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een contractnummer, een e-mailadres.

De verwerking is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegeven. De verwerking omvat onder meer alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van dat gegeven.

Boekhoudkantoor Claeys
Kraaiveldstraat 10B – 8980 Passendale

, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens waarover zij beschikt. Dit betekent dat wij bepalen voor welke doeleinden en met welke middelen die gegevens worden verwerkt en dat wij uw aanspreekpunt en dat van de toezichthoudende autoriteiten zijn voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens.

Uw vragen betreffende uw persoonsgegevens kan u ons per post richten op bovenstaand adres of via het e-mailadres info@boekhoudclaeys.be

 

B. Voor wie is de privacyverklaring bestemd?

Boekhoudkantoor Claeys verwerkt In het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens van klanten, partners en netwerkcontacten.

We vragen deze gegevens zelf op aan de betrokkene of krijgen de gegevens – uiteraard in overeenstemming met de wet op de privacy – aangeleverd door overheden, partners, netwerkcontacten.

 

C. Op welke gegevens heeft deze privacyverklaring betrekking?

a. Niet bijzondere categorieën van persoonsgegevens

De gegevens uit deze categorie zijn de persoonsgegevens die u aanbelangen, dit wil zeggen de gegevens die het mogelijk maken om u te identificeren, hetzij op directe wijze (de gegevens zoals uw naam en voornaam die toelaten u onmiddellijk te identificeren) hetzij op indirecte wijze (de gegevens zoals uw kbo – nummer of uw telefoonnummer).

Tijdens onze contacten met u moeten wij mogelijk verschillende persoonsgegevens verzamelen naar gelang de betrokken types van diensten:

• identificatiegegevens (bijvoorbeeld: naam, voornaam, adres, …);
• contactgegevens (bijvoorbeeld: adres, e-mailadres, telefoon, …);
• globaal financieel overzicht (bijvoorbeeld: uw onroerende goederen, …);
• beroep (bijvoorbeeld: uitgeoefende functie, opleiding, …);
• samenstelling van het gezin (bijvoorbeeld: burgerlijke staat, aantal kinderen, …);
• In sommige gevallen hebben de persoonsgegevens niet enkel betrekking op uzelf, maar ook op één of meerdere van uw relaties (bijvoorbeeld: uw kinderen, uw partner, een leverancier of een klant …). Als u ons persoonsgegevens van andere personen meedeelt, dient u hen hiervan op de hoogte te brengen.

b. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die een bijzondere bescherming genieten, vindt u terug in de ‘bijzondere categorieën’. Concreet gaat het om persoonsgegevens met betrekking tot raciale en etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen of een vakbondslidmaatschap, alsook om genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon op een unieke wijze te identificeren, gegevens over de gezondheid, seksualiteit of seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

In de praktijk zal Boekhoudkantoor Claeys geen persoonsgegevens van dergelijke aard verwerken.

c. Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen

Boekhoudkantoor Claeys verwerkt geen persoonsgegevens van dergelijke aard.

 

2. Wanneer en hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

Boekhoudkantoor Claeys kan sommige van uw gegevens onder meer verzamelen:

• wanneer u klant wordt;
• wanneer u de formulieren en contracten invult die wij u voorleggen;
• wanneer u onze diensten en producten gebruikt;
• wanneer u contact met ons opneemt via de diverse kanalen die u ter beschikking worden gesteld;
• wanneer u door onze bewakingscamera’s in en rond onze gebouwen wordt gefilmd. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op het waarborgen van de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer zouden kunnen worden, te voorkomen (hun aanwezigheid wordt aangeduid met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).
• wanneer u gegevens meedeelt tijdens het gebruik van onze website, bijvoorbeeld: wanneer u ons gegevens meedeelt tijdens het versturen van het contactformulier.
  Wanneer u één van onze websites bezoekt via de cookies en andere technologieën (meer informatie over de cookies vindt u in onze Cookie Policy.

Wanneer wij u persoonsgegevens vragen, hebt u het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering zou echter het aanknopen van contractuele relaties kunnen verhinderen, zou de aard daarvan kunnen wijzigen of zou het beheer daarvan kunnen beïnvloeden.

 

3. Op welke basis en voor welke doeleinden kunnen uw gegevens verwerkt worden?

Boekhoudkantoor Claeys verwerkt uw gegevens voor diverse doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Bij elke verwerking worden enkel de gegevens verwerkt die pertinent zijn voor het bereiken van het beoogde doeleinde. Als algemene regel en bij wijze van voorbeeld gebruiken wij uw persoonsgegevens ofwel:

Wanneer wij uw toestemming verkregen hebben. In dat geval verwerken we uw persoonsgegevens voor de specifieke doeleinden waarvoor u uw toestemming hebt gegeven;
In het kader van de uitvoering van het contract of om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen: We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:

• analyse omtrent de opportuniteit van het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst en/of de voorwaarden die aan de sluiting van een dienstverleningsovereenkomst gekoppeld dienen te worden;
• bewaren van uw voorkeuren: of en hoe Boekhoudkantoor Claeys u mag contacteren om u informatie, publiciteit of voorstellen te bezorgen;
• uitvoering van een dienst die u hebt gevraagd, bijvoorbeeld door zelf online uw gegevens aan ons mee te delen om in te tekenen op de nieuwsbrief, uw kandidaatstelling in te dienen of om een verzekeringsofferte te vragen. In dat geval verwerken we de door u meegedeelde gegevens om u de nieuwsbrief te bezorgen, uw kandidaatstelling te verwerken of u te contacteren naar aanleiding van een contactname via de website.

om te voldoen aan alle wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, zoals:

• voorkoming van het witwassen van geld;
• fiscale verplichtingen van Boekhoudkantoor Claeys.

om redenen die ons gerechtvaardigde belang betreffen.

In dat geval streven wij ernaar om een billijk evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigde belang en het respecteren van uw privacy. Het gaat om situaties waarin we uw persoonsgegevens verwerken om zo goed mogelijk te kunnen functioneren en u de beste dienstverlening te verschaffen. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:

• detectie en preventie van misbruiken en fraudes;
• bescherming van de goederen van de onderneming;
• beveiliging van goederen en personen, alsook van de informaticanetwerken en –systemen van Boekhoudkantoor Claeys;
• melding van alle misbruiken die de financiële toestand, de resultaten en/of de reputatie van Boekhoudkantoor Claeys ernstige schade (kunnen) toebrengen;
• bewaking en controle;
• vaststelling, uitoefening, verdediging en bescherming van onze rechten of van de personen die wij eventueel vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij geschillen; ∫ samenstelling van bewijzen;
• totaalbeeld van de klanten (bijvoorbeeld het opmaken van statistieken over onze klanten om te weten wie onze klanten zijn en om hen beter te kennen);
• opvolging van onze activiteiten en administratieve kennis van de verschillende personen die in relatie staan met de maatschappij,
  test, evaluatie, vereenvoudiging, optimalisering en/of automatisering van de interne processen van Boekhoudkantoor Claeys om ze efficiënter te maken
  test, evaluatie, vereenvoudiging en optimalisering van de onlinesystemen om uw gebruikerservaring te verbeteren (bijvoorbeeld: oplossen van bugs op onze websites en mobiele apps, u contacteren om technische problemen op te lossen als we hebben vastgesteld dat u begonnen bent met het online invullen van uw gegevens om een bepaalde dienst te genieten, maar u dit proces niet hebt kunnen voltooien, …);
• ontwikkeling van nieuwe producten en diensten door Boekhoudkantoor Claeys waarvan we weten dat ze nog beter zullen beantwoorden aan uw behoeften en wensen.

4. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Zij moeten een strikte geheimhoudingsplicht in acht nemen en alle technische en organisatorische voorschriften voor het verzekeren van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens naleven.

Wij hebben technische middelen en gespecialiseerde partners voorzien die zich in de eerste plaats toeleggen op de bescherming van uw persoonsgegevens. Op die manier willen wij vermijden dat onbevoegde personen toegang verkrijgen tot de gegevens, ze verwerken, aanpassen of vernietigen.

Onze internetsite en/of sociale mediakanalen kunnen soms links bevatten naar sites van derden (sociale media, organisatoren van evenementen die wij sponsoren, …) waarvan de gebruiksvoorwaarden noch tot het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring, noch tot onze verantwoordelijkheid behoren. Wij raden u dan ook aan om hun privacyverklaring aandachtig te lezen, zodat u weet hoe zij uw privacy beschermen.

 

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld?

A. Algemeen

Om uw privacy te beschermen worden de personen die toegang krijgen tot uw gegevens zorgvuldig geselecteerd op basis van hun taken.

Die gegevens zullen, in voorkomend geval, kunnen worden meegedeeld aan een verwerker.

De verwerkers van Boekhoudkantoor Claeys zijn gespecialiseerde partners in België of in het buitenland op wie we een beroep doen voor bepaalde diensten om u de beste dienstverlening te verschaffen. Deze verwerkers zijn contractueel met ons verbonden en moeten bijgevolg onze instructies volgen en de in onze Privacyverklaring opgenomen principes in acht nemen. Boekhoudkantoor Claeys ziet er in het bijzonder op toe dat die verwerkers:

• enkel over de gegevens kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren; en
• zich er ten aanzien van Boekhoudkantoor Claeys toe verbinden die gegevens enerzijds op een veilige en vertrouwelijke manier te verwerken en anderzijds alleen te gebruiken voor de uitvoering van hun taken.

Wij delen uw gegevens ook mee aan andere personen als wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of als een gerechtvaardigd belang dat wettigt. In dat geval zien we erop toe dat:

• deze personen enkel beschikken over de gegevens die we contractueel of wettelijk verplicht zijn mee te delen of die verschaft worden op basis van een gerechtvaardigd belang dat de gegevensoverdracht rechtvaardigt; en
• deze personen er zich tegenover Boekhoudkantoor Claeys toe verbinden om deze gegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te verwerken en om ze enkel te gebruiken voor het doeleinde waarvoor deze gegevens hen werden bezorgd.
• Uw gegevens kunnen ook zichtbaar zijn voor de medewerkers van andere leden van de groep dan degene waarbij u klant bent. Wij verzekeren u dat elk lid van Boekhoudkantoor Claeys aan dezelfde hoge kwaliteitsvereisten voldoet en dus ook aan dezelfde procedures inzake privacy onderworpen is.

B. Geen gegevensoverdracht voor commercieel gebruik

Als vertrouwenspersoon voor uw onderneming delen we uw gegevens niet mee aan derden voor commercieel gebruik

C. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Het is mogelijk dat Boekhoudkantoor Claeys uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overdraagt, naar een land dat, desgevallend, niet een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens kan garanderen.

In deze gevallen beschermt Boekhoudkantoor Claeys echter uw gegevens door de IT-beveiliging te vergroten en door contractueel een verhoogd beveiligingsniveau te eisen van zijn internationale tegenpartijen.

 

6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Recht op inzage

U hebt een recht op inzage van de gegevens die u aanbelangen. U kunt ons vragen:

• of wij persoonsgegevens van u al dan niet verwerken;
• voor welke doeleinden wij ze verwerken;
• welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt;
• met welke categorieën van ontvangers wij uw gegevens delen;
• hoelang ze bewaard worden;
• informatie over uw rechten die u kunt uitoefenen (rectificatie, wissen, …) of over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
• wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• wat de aan de geautomatiseerde verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens onderliggende logica is.
• Recht op rectificatie

Indien u vaststelt dat uw gegevens, ondanks al onze inspanningen, onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen om ze te rectificeren

Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

In welbepaalde gevallen geeft de wetgeving u de mogelijkheid om uw persoonsgegevens te doen wissen. Dat is onder meer het geval wanneer:

• de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld;
• de verwerking van uw gegevens uitsluitend op uw toestemming berust en u beslist om die in te trekken;
• u bezwaar gemaakt hebt tegen de verwerking van uw gegevens en er aan onze kant geen gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de uwe;
• u uw toestemming hebt gegeven toen u minderjarig was en u ze nu wenst in te trekken, omdat u zich bewust geworden bent van de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking van uw gegevens.

Uw recht op vergetelheid is echter niet absoluut. Wij hebben het recht om uw gegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor onder meer:

• de naleving van een wettelijke verplichting;
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking

In welbepaalde gevallen kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dat is onder meer het geval wanneer:

• u de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die wij nodig hebben om die juistheid te controleren; en
  uw gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken, maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
• De beperking van de verwerking eindigt in de volgende omstandigheden:

u hebt hiermee ingestemd;

• de verwerking van uw gegevens is nodig om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen;
• de verwerking is nodig om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen;
• de verwerking is nodig om redenen van algemeen belang.

Recht op overdraagbaarheid

In bepaalde gevallen hebt u het recht dat de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt:

• aan u worden overgedragen; of
• door Boekhoudkantoor Claeys rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.

Dat is het geval wanneer:

• u hebt ingestemd met de verwerking van uw gegevens of de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst en
• wanneer het om een geautomatiseerde verwerking gaat.

Recht van bezwaar

Algemeen

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op een gerechtvaardigd of algemeen belang aan onze zijde, hebt u het recht om er op ieder ogenblik bezwaar tegen te maken om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

Er zal evenwel geen rekening worden gehouden met uw verzoek als ons gerechtvaardigde belang zwaarder weegt dan de uwe of als de verwerking van uw gegevens nodig blijft om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

In het kader van prospectie

U hebt altijd het recht om op ieder ogenblik en zonder kosten bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van prospectie, en Boekhoudkantoor Claeys kan geen enkele uitzondering inroepen.

Dit betreft ook het recht om bezwaar te maken tegen profilering voor zover die verband houdt met prospectie.

Recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u.

Boekhoudkantoor Claeys garandeert dat u niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op u of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op u.

Boekhoudkantoor Claeys is er immers van overtuigd dat de beste dienstverlening voor u bestaat in een individuele aanpak van elk dossier. Boekhoudkantoor Claeys zorgt dan ook altijd voor een aanzienlijke menselijke tussenkomst en/of garandeert dat eventuele profilering geen rechtsgevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op u of op u een aanzienlijke en gelijkaardige impact hebben.

In de andere gevallen garanderen we dat een dergelijke beslissing:

• noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een contract tussen u en ons;
• gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming; of
• wettelijk toegestaan is.

In de eerste twee gevallen hebt u steeds het recht om de tussenkomst van een van onze medewerkers te vragen, uw standpunt mee te delen en de beslissing te betwisten. In de drie gevallen wordt u altijd geïnformeerd over het feit dat u het voorwerp uitmaakt van een dergelijke beslissing, alsook over de logica achter zo’n beslissing, over wat dit betekent en over de verwachte gevolgen.

Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking door Boekhoudkantoor Claeys op uw toestemming gebaseerd is, kunt u op ieder ogenblik bezwaar maken tegen

• de verwerking van de gegevens voor de bovengenoemde doeleinden en
• de verwerking van persoonsgegevens over uw gezondheid.
• In dat geval zou Boekhoudkantoor Claeys zich in de onmogelijkheid kunnen bevinden om dat doeleinde te verwezenlijken en/of gevolg te geven aan uw verzoek om een tussenkomst. Die intrekking zal geen afbreuk doen aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens uitgevoerd gedurende de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Tot wie kunt u zich richten?

Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het dat u een gedateerde en ondertekende aanvraag samen met een tweezijdige kopie van uw identiteitskaart via de post of e-mail verstuurt naar:

Boekhoudkantoor Claeys
Kraaiveldstraat 10B – 8980 Passendale

Of naar: info@boekhoudclaeys.be

Als u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, die de volgende contactgegevens heeft:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
Tel: +32 2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

 

7. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Boekhoudkantoor Claeys maakt enkel gebruik van uw persoonsgegevens als, en tijdens de periode waarin, ze beschikt over een doeleinde. Zodra alle doeleinden bereikt zijn, worden deze gegevens verwijderd.

Dit betekent dat de verwerkte gegevens worden bewaard gedurende de volledige looptijd van onze opdracht, de wettelijke verjaringsperiode alsook elke andere bewaringstermijn die zou worden opgelegd door de toepasselijke wet- en regelgeving.